Politique de confidentialité Traitement des données personnelles par Axionique
La présente politique décrit la manière dont Axionique SRL traite les données personnelles des visiteurs de ce site et des clients professionnels dans le cadre de ses activités d’automatisation de processus métiers. Elle vise à fournir une information transparente, en conformité avec la réglementation applicable, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
1. Responsable du traitement et champ d’application
Le responsable du traitement pour les données collectées via ce site et dans le cadre de la prospection, de la gestion de la relation client et de l’exécution des missions est :
Axionique SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, dont le siège social est situé : Spaces European Quarter, Rue Belliard 40, 1040 Bruxelles, Belgique. Numéro d’entreprise : BE0765.541.209. Contact principal : [email protected].
Cette politique s’applique aux traitements de données réalisés pour les visiteurs du site, les prospects et clients, les personnes de contact au sein des organisations clientes, ainsi qu’aux participants aux ateliers et formations organisés par Axionique. Elle ne couvre pas les traitements réalisés par les clients pour leur propre compte, ni ceux qui relèvent exclusivement d’autres responsables de traitement.
2. Données collectées
Axionique collecte uniquement les données nécessaires à la fourniture de ses services et à la gestion de la relation avec les organisations clientes. Les catégories de données susceptibles d’être traitées incluent :
Des données d’identification et de contact : nom, prénom, fonction, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel, organisation, langue de communication. Des données liées aux demandes de contact ou de projet : informations fournies via les formulaires, e-mails ou échanges (contexte, enjeux, description des processus concernés). Des données de navigation sur le site : adresses IP tronquées, identifiants de cookies, logs techniques, pages consultées, horodatages, sous réserve des choix de cookies de l’utilisateur. Des données relatives à l’exécution des missions : comptes rendus, décisions, paramètres techniques, journaux d’exécution des scénarios supervisés par Axionique et contenant, le cas échéant, des identifiants internes.
Axionique ne recherche pas à collecter de données dites « sensibles » au sens du RGPD (par exemple, données de santé, opinions politiques, convictions religieuses). Si, exceptionnellement, de telles données devaient être traitées dans le cadre d’un mandat spécifique, cela ferait l’objet de garanties particulières prévues contractuellement.
3. Finalités et bases légales des traitements
Les traitements mis en œuvre par Axionique poursuivent des finalités déterminées, explicites et légitimes, et reposent sur des bases juridiques identifiées. À titre principal :
Gestion des demandes entrantes et de la relation précontractuelle (demandes d’information, de démonstration, d’audit, de devis) : le traitement est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande. Exécution des contrats conclus avec les clients (conseil, conception, intégration, exploitation, formation) : le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat liant Axionique au client. Gestion administrative et comptable (facturation, suivi des paiements, comptabilité) : le traitement est nécessaire au respect d’obligations légales et fiscales applicables à Axionique. Prospection et communication B2B ciblée auprès de contacts professionnels identifiés comme pertinents : le traitement repose sur l’intérêt légitime d’Axionique à développer ses activités dans un cadre B2B raisonnable, sous réserve des droits d’opposition des personnes concernées. Amélioration des services, sécurité et journalisation (logs techniques, supervision des scénarios, analyse d’incidents) : le traitement repose sur l’intérêt légitime d’Axionique et de ses clients à disposer d’un service fiable et sécurisé. Gestion des cookies non strictement nécessaires (analyse d’audience, personnalisation éventuelle) : le traitement repose sur votre consentement, recueilli et géré via le bandeau de gestion des cookies, conformément à la politique de cookies. 4. Statut d’Axionique : responsable de traitement et/ou sous-traitant
Pour les données collectées via ce site, pour la prospection et la gestion de la relation commerciale, Axionique agit en tant que responsable de traitement. Pour certaines opérations d’automatisation réalisées au bénéfice de ses clients, Axionique peut agir en tant que sous-traitant au sens du RGPD, en traitant des données pour le compte et selon les instructions documentées du client.
Dans ce dernier cas, les droits et obligations respectifs des parties en matière de protection des données sont précisés dans un accord de traitement spécifique ou dans les clauses de protection des données annexées au contrat. Axionique ne traite alors les données que pour les finalités convenues et ne les conserve pas au-delà de ce qui est nécessaire à l’exécution du mandat et au respect de ses obligations légales.
5. Destinataires des données et transferts
Les données sont traitées par les équipes internes d’Axionique qui ont besoin d’y accéder pour remplir leurs missions (par exemple, consultants, équipe technique, fonctions commerciales et administratives). L’accès est limité par des mesures de contrôle et de séparation des rôles.
Des prestataires externes peuvent intervenir en tant que sous-traitants (par exemple, hébergeurs, plateformes d’e-mailing, outils de collaboration, solutions de supervision). Ils sont sélectionnés avec soin et liés par des contrats imposant des obligations de confidentialité, de sécurité et de conformité à la réglementation applicable.
Axionique privilégie des traitements au sein de l’Espace économique européen. Si, à titre exceptionnel, des transferts vers des pays situés en dehors de cet espace devaient intervenir, ils seraient encadrés par des mécanismes appropriés (décision d’adéquation, clauses contractuelles types, mesures complémentaires), conformément au RGPD.
6. Durées de conservation
Axionique conserve les données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, augmentée des délais légaux de prescription ou de conservation qui s’imposent à elle. À titre indicatif :
Les données relatives aux demandes de contact et à la prospection sont en principe conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact actif, sauf opposition de votre part. Les données nécessaires à l’exécution des contrats (y compris certains journaux d’exécution) sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant la durée de prescription applicable. Les données de facturation et comptables sont conservées pendant les délais requis par le droit belge et les obligations fiscales. Les données collectées via des cookies sont conservées pour des durées adaptées à leur finalité, détaillées dans la politique de cookies. Au-delà de ces durées, les données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible lorsque cela est compatible avec les besoins de documentation ou de recherche interne.
7. Droits des personnes concernées
Sous réserve des conditions prévues par la réglementation applicable, les personnes concernées disposent des droits suivants à l’égard des données les concernant :
Droit d’accès et d’information : obtenir la confirmation que des données sont traitées, ainsi que des informations sur les finalités, les catégories de données et les destinataires. Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») dans certains cas limités, par exemple lorsque les données ne sont plus nécessaires ou lorsque le traitement repose exclusivement sur votre consentement. Droit à la limitation du traitement dans certaines hypothèses (contestation de l’exactitude des données, traitement illicite, etc.). Droit d’opposition, notamment au traitement fondé sur l’intérêt légitime ou à la prospection B2B, avec possibilité de se désinscrire des communications. Droit à la portabilité des données, lorsque cela est applicable (données fournies par vos soins, traitement automatisé fondé sur le consentement ou le contrat).
Pour exercer ces droits ou poser toute question, vous pouvez contacter Axionique à l’adresse suivante : [email protected]. Une preuve d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, notamment l’Autorité de protection des données en Belgique, sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire.
8. Sécurité et journalisation
Axionique met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés. Ces mesures comprennent notamment des contrôles d’accès, la segmentation des environnements, la gestion des droits par rôle et une attention particulière à la journalisation des opérations sensibles.
Dans le cadre de ses activités d’automatisation, Axionique peut consigner certains événements techniques ou fonctionnels (par exemple, l’exécution de scénarios, des erreurs, des décisions de reprise manuelle) afin d’assurer la traçabilité, la supervision et l’amélioration continue des services. Ces journaux sont conservés pour des durées limitées et protégés par des mesures adaptées.
9. Mineurs et usage du site
Les services d’Axionique s’adressent exclusivement à des organisations et à des professionnels agissant dans le cadre de leurs fonctions. Le site n’a pas vocation à être utilisé par des mineurs à des fins personnelles. Axionique ne cherche pas à collecter sciemment des données personnelles de mineurs.
10. Modifications de la politique
La présente politique de confidentialité peut être mise à jour afin de refléter l’évolution des pratiques d’Axionique, des services proposés, des technologies utilisées ou du cadre légal applicable. La date de dernière mise à jour peut être indiquée sur cette page.
En cas de changement substantiel affectant de manière significative les personnes concernées (par exemple, nouvelles finalités ou nouvelles catégories de destinataires), Axionique s’efforcera de les informer par des moyens appropriés, notamment via le site ou au travers de communications directes si cela est pertinent.
Le présent document a une vocation d’information générale et ne constitue pas un avis juridique. Il doit être interprété à la lumière des contrats conclus avec Axionique, des législations locales applicables et des recommandations des autorités de contrôle compétentes. En cas de doute, il est recommandé de consulter un conseil juridique indépendant.